Outlookからの返信メールがスレッドにならない件

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仕事柄大量のメールが届くのだけど、例えばすぐにチェックする必要のない振り分けフォルダで自身宛のものに関して、翌日にスレッド状態にして流れを確認してから作業することが多い。

メールを届いたものから順番に読んで作業した場合、元メール到着から数時間後に作業内容変更依頼が届いていることもあって「作業したのに修正かよ!」であるとか、「えええ! 後日になったのー」的なこともあってすごく時間を無駄にしてしまうのです。

だからまぁ、溜まったメールは必ずスレッドにしてやり取りの流れを確認するし、もし返信という形でメールをくれない人がいるなら注意やお願いをしたりするという作業が発生します。このせいで無駄作業が発生したら脱力感満載なので、やはり特に事情がなければ、メールは必ず元メールへの返信という形式で出してもらいたいのが本音。

というわけなのだけど、最近某社でのお仕事絡み。メールがスレッドにならないで、単独ポストととして流れてくることが増えてきて困っていた次第。作業したあとに元メールへの業務完了返信メールを入れたら「それ後からメール書いてるんですけど、修正入ってます」的なことを言われる機会が増えました。

どうにも納得できないので、スレッドにならないメールヘッダを確認した結果はIn-Reply-ToとReferencesの記述が存在してないわけで。そりゃスレッドにならんですわ。

「ちゃんと返信機能使ってますか?」的なことを聞いていたのだけども、返事は「いつも全員返信使ってますよー」であれれれれ。そうしてさらにおかしかったのが、いつもそうなるわけじゃないということ。ちゃんとスレッドになる返信メールもある。

よくわからない現象なので検索して調べていたのだけど、その理由がやっと判明。もうこれ、Outlookの独自の仕様らしく1 、Microsoftが対応してくれないならどうしようもないということも判明。要するにOutlookは、メール返信時に以下のような挙動を示すらしい。

  1. 元メールに返信するとき、返信用メールのSubjectを修正したり追記をしないのであれば、その返信メールにはIn-Reply-ToおよびReferencesの記述がメールヘッダに挿入される。この返信メールは、他の環境で受け取ってもスレッドとして表示できる。
  2. 元メールに返信するとき、返信用メールのSubjectに何かしら文字を追加したり削除したり等の修正を行うと、なぜかIn-Reply-ToおよびReferencesがメールヘッダから削除される。そのせいで、OutlookからのSubject修正メールを受け取った人には、そのメールが単独で送信された新規メールとして見えてしまう。

Outlook同士であれば専用のメールヘッダのおかげで問題なくスレッド化(グループ化?)して確認できるので、こちらがそれを訴えても不思議な顔をされるというのが現状なのであった。

これって大量のメールを毎日やり取りしてる状況だと、百害あって一理もないと思うのだがどうなのだろう。仮に会社内でOutlookを使うことが強制されたとしても、それが便利なのはその社内だけだろうし、それで外部にメール出したら受け取る側は困ったことになったりするのですがね。

業務の都合上、返信メールにはSubjectに対してその業務の状況を示す追記をすることにしているのだけど2 、そういう返信ルールにするとスレッドが寸断される状況になるわけで、これに対応しようとするとOutlook使用禁止例を発布するしか方法がなさそうなのがもう。

Office365を導入する企業が増えているようですが、それを便利に利用するためにOutlookを採用するなら、担当者の方々はこの現象に関しては把握しておいたほうがよろしいのではないかという気がしています。

IMAP使って普通にメールのやり取りは可能なので、外部とのメールをやり取りする方々におかれましては、一般的なインターネットのお約束を遂行できるメールソフト利用が望ましいかと考えます。

ていうか、メール利用した業務って、外部とのやり取りとか普通じゃないか。どういうことだ。

ちなみに検索して調べてみたところでは、この現象はOutlook 2007からわかっていたことらしく、それは現在あるOutlook 2010やOutlook 2013にも引き継がれている仕様となっております。ずっと引き継がれているということは、この問題に関してはどうでも良いと思っているのだろうなぁ、Microsoft。いやマジで困るんだけど。

調べていて原因がわかるまでに数日を要したのだけど、これって結局は使っている人が少ないからですかね。そういえば、メールをスレッドにして読むことがないから気が付かなかったという人もいた。道具をどのように利用するかは人それぞれなので、そこは問題ないけれど。ただやはり、実はそれでは困る人もいるということが存在してることは頭の隅に入れておいていただければなぁとかは思う。

以上のような結論になりましたが、とりあえずOutlookはしんでくれと書いてこのエントリは終わろうと思います。

  1. というか、Outlookの採用した方式が、世間一般的なインターネットメールのお約束を無視してるという話のようだ。 []
  2. 例えば返信メールのSubject先頭に、【対応完了】的な文字列を入れてわかりやすくする。 []