規模の大小はともかくとして、プロジェクトが発生したら基本的なやりとりは関係者全員に届くようにメールでやり取りを行うようにする。メールで残しておけば後日に流れを読み直すことも可能だし、ネットであれこれ行っている場合は諸々確認するための URL のやり取りもあるし。
ともかくはすべての流れをメールで行ってスレッド状態にしておけば、そうそう困ることは発生しない環境にいるわけです。
プロジェクトに関わるやり取りをメールで行う場合、途中口頭で発生したやり取りでも改めてメールに書き起して関係者へ見えるようにする。話が分断されると、関係している全員に流れが見えなくなるからですね。テストが必須だったり仕様を詰めて行くようなプロジェクトでは、とても重要なこと。
ところがまぁ最近、そういうことを完全に無視した方が数名いる状態で何かしらのプロジェクトが複数案件で発生することがあって、いい加減嫌になっている。もはやパターン化されているのだけど、最初はメールを使ったやり取りをしてるのだが、途中でおかしい部分や確認すべき部分があって突っ込むと——きっと関係者全員に見えると恥ずかしいのだろうね——メールしないでいきなり横に来て口頭でいろいろ話をする。そうしてそこで出た結論に関しての報告はしないで、そのまま放置。
最後の部分が報告なしのままで問題なく動き出す場合、端から見れば「うまくいきましたねーじゃぁこの調子で」ということになるのだけど、その事例の経過を後日掘り返した時に結果が見えない状態になるわけで、他のプロジェクトの参考にもなりゃしない。時間が経ってから似たようなことを行う時、当時の関係者を捕まえてどうだったかを聞かないといけない。
酷かったのは、プロジェクト上の問題点を突きつけたらこちらまで当人が飛んできて口頭にて言い訳。とりあえず、それに関する解決策をこちらが提示するまでを行ってその場は解散。その結果の返事待ち（メールでの経過報告および進捗状況報告を待っているのだが……）のまま日が過ぎ去り、「結局あれってどうなりましたっけ」とこちら周辺の誰かが言い出して「どうだっけ……」となるパターン。
メールで残っていないから思い出すしかない。宿題を出された側が記録しないと話にならないのだけど、そういうことはしてくれない。そして時間がさらに過ぎてしまう。最終的にどうなったか確認を取ったら「ああ、あれはなかったことになりました」ということもあって、叩き割るモニタがないかとか、ひっくり返す卓袱台がないか探すことになるわけです。
さらに酷かった事例と言えば、プロジェクトを実現するために必要な情報をすべて書いたメールを投げておいたにも関わらず、それをしっかり読んでいないまま実装担当者が放置していたパターン。本番実装前のテストを行っておかないと不安だったのだけども、間に入った方が「大丈夫です」というからそのまま放置。
テストが大丈夫かどうか確認するにあたりは、当然のことながら口頭にてやり取り。「本当にお願いですから実装担当者に伝えて結果がどうか教えてください」と念押ししたら、今度は実装担当者から内線電話が入って「あの件の実装に関してわからないことがあるんですが教えてください」という質問。心の中で「しねや」と叫んだのは言うまでもないのだけど、詳細を改めて説明。「じゃぁ１時間以内にやってしまいますね」という返事もらったのだけど、そこまでの数日間は何してたんだと。
テスト後数日を待って本番当日。メールをチェックしたら「うまくいかない箇所がありますのでご確認お願いします」というメール。数パターンのテストが必要だったのに、それを行っていなかったことが発覚。困った時だけメールしてきてその間の流れがメールで残っていないので、関係者全員が状況を把握するのには相当の時間を要するハメに。しかも間がすっ飛ばされているので、最新のメールを読むだけでは私が犯人扱いになってしまう。アフォか。
本日も同じ系列のプロジェクトでの不具合修正。それも確かテスト環境用意してチェックできるようにしていたはずなのだけど、結局チェックしていなかったらしい。連絡を受けて対応できるとこはさくっと対応したけれど、本番実装終わってから行う作業じゃぁ、ない。そのようなことが立て続けに発生していてげんなりしている。
現場を混乱させる人のパターンというのがある。最初は関係者全員宛のメールでやり取りを行うのだけど、問題が発生すると個人宛メールを投げて話を始めるようになる。それでも突っ込まれると電話をしてその場を収めようとしたり、わざわざ顔を出して口頭で話し始めたりする。発生した問題を隠すように隠すように動き出す。そうして解決策をこちらに委ねて放り投げてあわよくば逃げようとする。そのときそのときで真摯に対応すれば大丈夫なケースを、その行為でぶっ潰す。
いつか誰も助けてくれなくなると思うのだけど、そこにいつ気が付いてくれるかどうかは知らない。面倒だと思われることもある手続きに、どのような意味があるのかさえ想像できない人は、将来大変だと思うであった。