電話で話された案件を改めてメールで要求すること

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引用すると晒したようになってしまうので避けるのだけど、Twitterにて「電話で伝えた要件を、改めてメールで送ってくれ」と言われてキレた方のツイートを読んでの感想。

私は某所にて口頭で仕事の話をしてくる人に対して、その内容で判断して「それ、改めて関係者にもCc入れてメールしてください」もしくは「それはRedmineでチケット作成してください」ということが(かなりの頻度で)あります。

電話や口頭での業務案件に関わる話だけど、聞いた内容に「期日が設定されていた」「仕様等に関する内容が含まれていた」「お金の話が入っていた」等々。最初は軽い相談レベルかと思っていたら、実はしっかり証拠を残す意味でも記録を残さないといけないと判断したら、それはやはり文書化(データ化)しておいてもらわないと困るわけです。

あと、特定の方が対象になるのだけども、「過去に幾度も言った言わない論争が発生した」や「約束を反故にして知らんふりする」、「ミスしてしまったことを多くの人に知られたくないからこっそり連絡してくる」という躾のなっていない方もおりまして、そういう方が相手になると何を言ってきても「それは文書にして改めてメールしてください」という要求することもあります。

私はフリーランスとして動いているので、なおさらなのかもしれないのだけど、仕事に関することは可能な限り文書で履歴を残すということ徹底してもらっています。

「言った言わない問題」の回避や「金額に関する確認」、「約束の期日や時間」という情報が入った内容を口頭&メモだけでやり取りするということはリスクが高いのでやりたくない。

最近では「何かあったらボイスレコーダーで録音を」と言われる時代です。しっかり見える形で情報を残す重要性というのは、もっと認識されたほうが良いと思います。

なんとなくクソ丁寧に書いてみたのだけども、要するに何かを話したときに「それメールでください」と言われたら、気にしないといけないのは以下のようになるのではないかな。

  • 記録(履歴)として残しておかないと、問題になりそうな可能性のある内容だった。
  • 個人間での口頭のやり取りではなく、関係者を入れるべき内容の話だった。
  • 相手にとっては優先度の低い案件だったため、忘れないための記録として要求された。
  • 記録(履歴)を残さないと、後にモメる可能性のある方だった。

おおむね、そのような感じではないでしょうかねぇ。最近では「電話というのは相手の時間を奪う」という認識も広まってきているわけで、緊急の要件でもない限り、電話だけで済ませるという仕事はかなり減ってきているようにも感じたりしています。

緊急の要件で即時対応はするけども、事後報告として文書化しておくというパターンも私の周囲では多いですね(というか、文書化して残してくださいと要求します)。

こういうのは(未だ)業種に依るのかも知れない、などと思いつつ、それでも情報の可視化はしておいたほうがメリットも多いですよと書いておきたいなどと思った次第です。