約束や予定における日時の伝え方

NO IMAGE

少し前、某所にて隣りに座っている某人が営業の方と電話。なんとなく喋っている内容を聞いていたのだけど、「今日の対応はいたしかねます」「はい、それは明日になります」等々の話し方で何度も同じようなことを言ってたのが気になった。

会話そのものは丁寧ではあるのだけど、それで相手にしっかりと内容が伝わったのか。そこがとても不安になったもので、電話を切った後に思わず「ちょっと良い?」という感じで声を掛けて確認した。

やり取りとしては、「よほどの理由がなければ、当日即時対応はしないことになっている」「設定作業なので、開始するなら(自動的に)翌日00:00からとなる」というような内容を伝えるのが趣旨。ところがまぁ、それを伝えるにあたり「今日」「明日」という言葉だけで伝えようとしてたので、通話時間が長くなっていたと。

それに関して、私が伝えたのは以下のようなことです。

  • 今日や明日という伝え方では相手がしっかり把握できない。「今日は『本日○○日』に置き換えて、明日は『明日〇〇日』と伝える」こと。
  • 時間を指定しない場合に「明日」と云われた場合、相手はそれが営業開始時間になるのかどうかまで考えてしまう。今回の場合、設定したものが自動的に日が切り替わった00:00に動くことになるので、明日から動くということであれば「明日〇〇日の00:00からとなります」と伝えると揉め事は発生しない。
  • そもそも当日即時対応はできないということなので、「設定作業は明日〇〇日の営業時間中となります」「設定したものが動くのは明後日〇〇日の00:00となります」と伝えないと、結果的に当日即時対応しているのと変わらないのでダメです。

漠然とした書き方にはしているのだけど、その部署におけるルールはそういうことなので、しっかりと日時を確認しながら伝えないとアカンですよという話をした次第。

「今日明日」の何がダメかという話なのだけど、別件で危うく約束がポシャることになったという例も私の体験談として伝えておいた。

深夜に某人と飲み会の待ち合わせをしていたのだけど、約束日時の確認でのやり取り。

  1. 私:「それでは明日の※※時に、△△で」
  2. 某:「了解です。それでは明日」
  3. (他の会話を若干した後、確認のために続けて)
  4. 私:「それでは明日〇〇日●曜日、※※時に」
  5. 某:「え、え、違う! 明日は▲▲日です!」
  6. 私:「え。今もう日が変わってるから明日と言えば〇〇日じゃない?」
  7. 某:「あ、起きてる間はまだ今日という感覚だった!」

ややこしいのだけど、私は「某人からみて明後日のつもり」で話を進めてたという流れ。「今日明日」だけで話を進めていたら、1日間違って約束が反故になっていたというパターン。

友人知人との約束、お店の予約、業務における作業日時等の連絡。会話途中の状況はさておき、締めでは必ず「日時曜日」の具体的な念押しをしないと困ることがあるので私は徹底するようにしている。こういうのは、クドいくらいがちょうど良い。

というか、こういうことって新しい若い方が来るたびに教えないとダメなのかなぁ。めんどうくさいねぃ。